آشنایی با کدینگ حسابداری هلو

کدینگ حسابداری چیست؟

به نظر شما منظور از کدینگ حسابداری چیست و چه کاربردی در حوزه حسابداری دارد؟

در بسیاری از مجموعه ها و سازمان های بزرگ، عملیات و تراکنش های مالی متنوع و فراوان می باشند. از طرفی، برای مدیران و کارفرمایان، ثبت دقیق و اصولی داده های مالی و همچنین تهیۀ صورتحساب یا گزارش مالی منظم، امر بسیار مهم و ضروری است. جهت دسته بندی اطلاعات مالی، به صورت استاندارد و یکپارچه، باید از یک شیوۀ ساختار یافته و کارآمد استفاده کرد.

کدینگ حسابداری، نخستین و مهمترین گام در یکپارچه سازی و مکانیزه نمودن فرایندهای مختلف حسابداری محسوب می شود. با توجه به سطوح فعالیت و حجم عملیات مختلف مالیِ یک مجموعه، حسابدار اقدام به اجرای این روش استاندارد می کند.

دقت داشته باشید؛ پیاده سازی روش ساختار درختی در کدینگ حسابداری، یکی از روش های متداول و پرکاربرد، محسوب می شود. در این روش، بر اساس کدهای متنوع و سطوح مختلف، ساختار درختی ( شامل سرشاخه و زیر شاخه) اجرا خواهد شد. در واقع، به کدگذاری، دسته بندی یا شاخه بندی حساب های مالی، کدینگ حسابداری گفته می شود.

انواع کدینگ حسابداری

بسیاری از شرکت ها و ارگان ها از 5 نوع شیوۀ کدینگ حسابداری که در این بخش مطرح شده است؛ استفاده می کنند. در این قسمت به معرفی این مدل از کدینگ های حسابداری خواهیم پرداخت.

• کدینگ حفظی (Mnemonic coding)

در این روش از کدینگ، طبقه بندی حساب ها، بر اساس علامت گذاری بر پایه زبان فارسی و مختصر نویسی انجام می شود. به طور مثال، حساب های پرداختنی را به شکل کد (ح-پ) مرتب می کنند. در واقع، حروف اول، نام حساب یا بازۀ کوچکی از کلمات خواهد بود.

• کدینگ وجهی (Faceted Coding)

در روش کدینگ حسابداری وجهی، از اختصاص کدها یا اعداد جهت دسته بندی داده های مالی استفاده می کنند. در واقع، به هر معرف از نوع خاص، یک کد یا عدد، جهت طبقه بندی حساب ها و زیر شاخه ها اختصاص می دهند.

• کدینگ سلسله مراتبی (Hierarchical Coding)

کدینگ سلسله مراتبی، از جمله روش های بسیار پرکاربرد و مناسب جهت کدینگ داده های مالی شرکت ها و سازمان های بزرگ می باشد. به این دلیل که حجم اطلاعات مالی فراراوان بوده و همچنین عملیات مالی متنوعی در سطوح مختلف دارند. در این شیوه، مطابق با تعریف هر حساب، یک عدد یا کد نیز در نظر گرفته خواهد شد. برای تعریف زیر گروه یا زیر شاخه، نسبت به حساب های اصلی، می توانید به کد حساب، علامت اعشار اضافه کنید. نکتۀ مهم اینکه این شیوه کدگذاری هیچ محدودیتی برای حجم و تعداد حساب ها ندارد!

• کدینگ متوالی یا سریالی (Sequential Coding)

در شیوه کدینگ حسابداری متوالی، کدگذاری یا دسته بندی حساب ها، به طور پی در پی یا متوالی انجام می شود. در واقع، اعداد به طور سریالی و پشت سر هم به داده های مالی و حساب ها تخصیص داده خواهند شد.

• کدینگ توده ای (Block Coding)

برای کد گذاری یک دوره یا بازۀ مالی خاص، می توان از این شیوه کد گذاری استفاده کرد. کدهای تعریف شده، تنها برای یک حساب تعریف و تخصیص داده می شوند.

کاربردهای کدینگ حسابداری

یکی از کاربردهای مهم کدینگ حسابداری؛ دسته بندی و ساده نمودن صورت ها و حساب های مالی شرکت های مختلف به ویژه سازمان های بزرگ می باشد. با توجه به اینکه، از این شیوه کدینگ، جهت افزایش سرعت و دقت در امور حسابداری نیز استفاده می شود.

از سوی دیگر، در صورتی که روش کدینگ به طور صحیح اجرا شود؛ حساب هایی که سرعت نقد شوندگی آنها زیاد است، در راس یا ابتدای کدهای تعریف شده قرار خواهند گرفت. چنانچه عملیات نقد شوندگی کالا، خدمات و . . . پیچیده و دشوار شود؛ شیوه و مراحل کدینگ نیز به همان میزان پیچیده خواهد شد.

در بسیاری از کارگاه ها و شرکت های بزرگ که تراکنش یا فعالیت های مالی زیاد دارند؛ جزئی و تقسیم شدن هر بخش از فعالیت های مالی، به دسته بندی و مرتب سازی آنها کمک خواهد کرد. همانطور که در بخش های قبلی اشاره نمودیم، ساختار طبقه بندی اطلاعات و حساب های مالی به صورت ساختار هرمی یا درختی می باشد.

بنابراین، در این ساختار از کدینگ حسابداری، هر شاخه شامل یک سر گروه بوده و برای قسمت های بعدی حساب کل، حساب های تفضیلی و معین به ترتیب تعریف خواهند شد.

همانطور که می دانید؛ تهیه گزارش از صورتحساب های مالی در سطوح مختلف، برای بسیاری از کارفرمایان و مدیران مهم تلقی می شود. از همین رو، با اجرای یکی از روش های کدینگ، می توان گزارشات مالی دقیق، جامع و هدفمند در اختیار مدیران ارشد قرار داد. مهمتر اینکه، اجرای چنین متدها و عملیات ساختاریافته‌ای، باعث کاهش خطای انسانی و بروز خطاهای سیستمی خواهد شد.

کدینگ نرم افزار حسابداری هلو

برای پیاده سازی روش های متنوع کدینگ حسابداری که در بخش قبل اشاره نمودیم؛ می توانید از نرم افزارهای پیشرفته و کاربردی مانند نرم افزار حسابداری هلو استفاده کنید. بدین ترتیب، با کمک نرم افزار هلو، فرایند اجرای عملیات کدینگ با دقت و سرعت بیشتری انجام خواهند شد.

کدینگ نرم افزار حسابداری هلو، امکان تعریف و تغییر سر فصل های پیش فرض در این نرم افزار را برای کاربران فراهم کرده است. بنابراین کاربران می توانند، از این قابلیت نرم افزار، جهت تغییر سرفصل های پیش فرض یا تعریف سر فصل جدید، به شیوۀ کارآمد استفاده کنند.

در نرم افزار حسابداری هلو، سرفصل های به رنگ قرمز، به عنوان سرفصل های کُل. همچنین سر فصل هایی که به رنگ سبز می باشند، جهت تعریف سرفصل های معین و سر فصل های رنگ آبی، به عنوان سرفصل های تفصیلی، در ثبت می شوند.